تُعتبر إدارة الطلبات الرسمية مثل تقارير عدم المطابقة وطلبات المعلومات (NCR) (RFI) وطلبات التغيير (COR) والمستندات التقديمية جزءًا أساسيًا من نجاح المشروع. فيما يلي دليل شامل لأفضل الممارسات لإدارة هذه الطلبات بكفاءة، بالإضافة إلى توضيح الحقول الأساسية في النماذج.
أفضل الممارسات لإدارة الطلبات:
- استخدام نظام مركزي لإدارة الوثائق:
- استخدم أنظمة لتتبع جميع الطلبات وحفظها في موقع مركزي مثل Aconex أو Procore أو SharePoint أو ProMaster.
- استخدام نماذج موحدة:
- يجب أن تحتوي النماذج على حقول موحدة مثل رقم الطلب، التاريخ، الوصف، التاريخ المستهدف للرد، والتوقيع.
- تحديد المسؤوليات:
- عيّن من يحق له تقديم كل نوع من الطلبات، ومن هو المسؤول عن المراجعة والموافقة.
- تتبع الحالة والمواعيد:
- استخدم جداول أو برامج لمتابعة الحالة والتواريخ النهائية وتذكير الأطراف المعنية.
- ربط الطلبات بالوثائق ذات الصلة:
- مثل ربط NCR بالمخططات، أو RFI بتقارير الفحص.
- ترميز الطلبات:
- استخدم نظام ترميز منطقي مثل RFI-PROJ001-023 لسهولة التتبع.
- الحفاظ على سجلات منظمة:
- أنشئ سجلات RFI و NCR وغيرها في النظام المستخدم أو داخل Excel.
- تتبع التعديلات والإصدارات:
- سجل كل تغيير في الطلبات وحافظ على التحكم في نسخ الملفات المرفقة.
النماذج الأساسية لإدارة الطلبات:
نموذج طلب معلومات (RFI).
- رقم الطلب.
- اسم المشروع.
- تاريخ التقديم.
- الجهة المقدمة للطلب.
- الموضوع / العنوان.
- تفاصيل الاستفسار.
- الوثائق أو المخططات المرجعية.
- تاريخ الاستجابة المطلوب.
- الرد (يتم تعبئته من الجهة المختصة).
- الحالة (مفتوح / مغلق / بانتظار).
نموذج تقرير عدم مطابقة (NCR).
- رقم التقرير.
- اسم المشروع.
- تاريخ الإصدار.
- المُبلغ عن المشكلة.
- وصف عدم المطابقة.
- الوثائق المرجعية.
- الإجراء التصحيحي المقترح.
- تعليقات الاستشاري / المهندس.
- الحالة (مفتوح / تحت المراجعة / مغلق).
نموذج طلب تغيير (COR).
- رقم الطلب.
- تاريخ التقديم.
- مقدم الطلب.
- وصف التغيير المطلوب.
- مبررات التغيير.
- تحليل الأثر (زمني / مالي).
- موافقة العميل / مدير المشروع.
- الحالة (مقدم / معتمد / مرفوض).
أدوات وتقنيات مساعدة:
| الأداة | الاستخدام |
| Procore | إدارة RFI و COR وتتبع الطلبات. |
| Aconex | إدارة التدفقات والمراسلات وسجلات الطلبات. |
| Excel / Google Sheets | تتبع الطلبات وإنشاء سجلات بسيطة. |
| SharePoint | مشاركة الملفات وإدارة الإصدارات. |
| Power Automate / Zapier | أتمتة التنبيهات والإجراءات. |
| ProMaster | إدارة متكاملة لجميع الإجراءات بين المالك والاستشاري والمقاول. |