في مجال إدارة المشاريع، تُستخدم أنواع متعددة من الطلبات والمستندات الرسمية لضمان تنفيذ الأعمال بكفاءة ووضوح. هذه الأدوات تساعد على التنسيق، وتوثيق الانحرافات، وطلب التوضيحات أو التعديلات، مما يساهم في تقليل الأخطاء وضمان الالتزام بالمواصفات والمتطلبات. فيما يلي شرح لأهم هذه الطلبات واستخداماتها ضمن بيئة المشروع:
1. تقرير عدم المطابقة (NCR - Non-Conformance Report).
- الغرض: توثيق أي حالة لا يفي فيها المنتج أو العملية أو الخدمة بالمتطلبات أو المواصفات أو شروط العقد.
- الاستخدام: عند اكتشاف خلل أو خطأ أو انحراف عن المواصفات المحددة للمشروع.
- مثال: إذا لم تكن مواد البناء مطابقة لمعايير الجودة، يتم إصدار تقرير NCR لتوثيق المشكلة واتخاذ إجراءات تصحيحية.
2. طلب معلومات (RFI - Request for Information).
- الغرض: طلب توضيح أو معلومات إضافية تتعلق بالمشروع، أو بالمخططات، أو بالمواصفات، أو بوثائق العقد.
- الاستخدام: عند وجود غموض أو نقص في المعلومات داخل الوثائق، ويجب التوضيح قبل المتابعة.
- مثال: المقاول يطلب من فريق التصميم توضيح تفاصيل إنشائية غير واضحة في المخططات.
3. طلب تقديم عرض (RFP - Request for Proposal).
- الغرض: طلب عروض مفصلة من الموردين أو المقاولين لتقديم خدمات أو منتجات.
- الاستخدام: في مرحلة التوريد أو التعاقد لاختيار مزود الخدمة المناسب بناءً على العرض الفني والمالي.
- مثال: إصدار طلب عروض لمقاول فرعي لأعمال الكهرباء.
4. طلب تسعير (RFQ - Request for Quotation).
- الغرض: الحصول على عروض أسعار محددة لمنتجات أو خدمات معينة.
- الاستخدام: عندما تكون المواصفات معروفة والتركيز الأساسي على السعر.
- مثال: طلب عرض سعر لمواد خرسانية مطلوبة في المشروع.
5. طلب تغيير (COR - Change Order Request).
- الغرض:الغرض: طلب تغيير رسمي في نطاق العمل أو الجدول الزمني أو التكلفة.
- الاستخدام: عند الحاجة لتعديل البنود الأصلية للعقد أو خطة المشروع.
- مثال: طلب العميل إضافة أعمال إضافية لم تكن ضمن النطاق الأصلي.
6. المستندات التقديمية (Submittals).
- الغرض: مستندات أو عينات أو بيانات تُقدَّم من المقاول للاستشاري أو المهندس للموافقة عليها قبل الاستخدام أو التركيب.
- الاستخدام: للتأكد من أن المواد أو المنتجات المطروحة مطابقة للمواصفات المطلوبة.
- مثال: رسومات تنفيذية، عينات مواد، أو كتالوجات منتجات.
7. محاضر الاجتماعات وطلبات التنفيذ.
- الغرض: توثيق المناقشات والقرارات والإجراءات المتفق عليها خلال الاجتماعات.
- الاستخدام: لتتبع المهام ومتابعة تنفيذ الإجراءات المقررة.
- مثال: محضر اجتماع يتضمن تكليفًا بتنفيذ تعديل تصميمي خلال أسبوع.
| نوع الطلب | الغرض | وقت الاستخدام | مثال |
| NCR | الإبلاغ عن عدم مطابقة للمواصفات | عند وجود عيوب أو مخالفات | مادة لا تطابق المواصفات |
| RFI | طلب توضيح أو معلومات | غموض أو نقص في المستندات | استفسار عن تفاصيل إنشائية |
| RFP | طلب عروض تفصيلية | لاختيار مقاولين أو موردين | طلب عرض لأعمال كهربائية |
| RFQ | طلب تسعير | مقارنة الأسعار لمنتجات معروفة | طلب سعر للخرسانة |
| COR | طلب تغيير في النطاق أو الجدول أو الكلفة | لتعديل في العقد أو الخطة | إضافة أعمال إضافية |
| Submittals | تقديم مستندات للموافقة | قبل التركيب أو الاستخدام | عينات مواد، رسومات تنفيذية |
| محاضر الاجتماعات | توثيق المهام والقرارات | بعد الاجتماعات الرسمية | تكليفات تنفيذ بتواريخ محددة |