مقدمة

في سياق المشتريات وإدارة المشاريع، تُعد عملية المناقصة ضرورية لتحديد الموردين المؤهلين، وتقييم العروض، وإرساء العقود بشفافية وعدالة. ولتنظيم هذه العملية، تُستخدم عدة أنواع من الوثائق القياسية، كل منها يخدم غرضًا محددًا في دورة المشتريات. تستعرض هذه المقالة الأنواع الأساسية لوثائق المناقصات — مثل RFI وRFP وRFQ وغيرها — موضحةً استخداماتها وفروقاتها وتوقيت استخدامها.

1. طلب المعلومات (RFI).

1. الغرض: جمع معلومات عامة حول السوق أو الموردين أو الحلول المتاحة.
2. 
   
3. الخصائص:
4. - يُستخدم في المراحل المبكرة من التخطيط الشرائي.
5. - يساعد على فهم القدرات والتقنيات واهتمام الموردين.
6. - غير ملزم قانونيًا ولا يؤدي إلى إرساء عقد.
7. 
   
8. متى يُستخدم:
9. - عند استكشاف الخيارات المتاحة.
10. - لأغراض البحث السوقي وتقييم القدرات.

2. طلب تقديم العروض (RFP).

1. الغرض: طلب عروض مفصلة من الموردين المؤهلين، تشمل الحلول الفنية والمنهجيات والأسعار.
2. 
   
3. الخصائص:

- يتضمن عادةً متطلبات المشروع التفصيلية.

- يسمح بالتقييم الفني والمالي.

- قد يتضمن مراحل تفاوض.

1. متى يُستخدم:
2. - عند وجود أكثر من طريقة لتنفيذ المشروع.
3. - في المشاريع المعقدة التي تتطلب خبرة وابتكار من المورد.

3. طلب عرض أسعار (RFQ).

1. الغرض: طلب أسعار محددة مقابل منتجات أو خدمات واضحة ومُعرّفة مسبقًا.
2. 
   
3. الخصائص:
4. - يركز على السعر وشروط التسليم.
5. - يُستخدم عندما تكون المواصفات واضحة ومعيارية.
6. - إجراء قصير ومباشر.
7. 
   
8. متى يُستخدم:
9. - عند وضوح الحاجة بدقة.
10. - لشراء سلع أو خدمات معيارية أو متكررة.

4. دعوة لتقديم العطاءات (ITB / IFT).

1. الغرض: دعوة الموردين لتقديم عطاءات مغلقة بناءً على مواصفات دقيقة، عادةً في مشاريع كبيرة.
2. 
   
3. الخصائص:
4. - إجراء رسمي ومنظم للغاية.
5. - عادة ما يُمنح العقد لأقل عرض مؤهل.
6. - شائع في المشاريع الحكومية.
7. 
   
8. متى يُستخدم:
9. - عندما تكون المواصفات واضحة والسعر هو العامل الحاسم.
10. - لمشاريع البنية التحتية والأشغال العامة.

5. إبداء الاهتمام (EOI).

1. الغرض:تحديد الموردين المهتمين وتأهيلهم مبدئيًا للمشاركة في المناقصات المستقبلية.
2. 
   
3. الخصائص:
4. - يُستخدم كأداة فرز قبل إصدار RFP أو ITB.
5. - يساعد على إعداد قائمة قصيرة بالموردين المؤهلين.
6. - قد يتضمن استبيانات عن الخبرة والامتثال.
7. 
   
8. متى يُستخدم:
9. - لتقييم الاهتمام وتأهيل الموردين.
10. - في المشاريع الكبيرة أو الحساسة التي تتطلب تأهيل مسبق.
11. 
    

الخاتمة

إن استخدام نوع وثيقة المناقصة المناسب يضمن وضوح العملية وكفاءتها ونزاهتها. سواء كنت في مرحلة البحث المبدئي أو في مرحلة اختيار المورد النهائي، فإن مواءمة نوع الوثيقة مع أهداف المشروع واستراتيجية المشتريات أمر أساسي لضمان نجاح المشروع وتعاون الموردين بفعالية.